紙・電話中心の職場が最初に何を変える？DX導入の順番の考え方｜島根・鳥取

「島根の中小企業がDXを考えるときに知っておきたい3つの視点」の記事では、DXに対する心構えをご紹介しました。今回は、その先の一歩、紙・電話が中心の職場が実際に何から手をつければよいか、順番の決め方を具体的にご紹介します。

1. 順番を間違えると、かえって負担が増える

紙・電話が中心の職場ほど、DXは何から手をつけるかの順番を間違えると、負担が増えてしまいます。一度に複数の業務を変えようとすると、覚えることが増えて現場が混乱し、結局元のやり方に戻ってしまうことも少なくありません。まずは、どの業務から手をつけるかを見極めることが大切です。

2. 最初に整理したい3つの判断基準

2-1 一番時間を取られている業務はどれか
電話の取り次ぎ、紙の転記、同じ内容の何度もの説明など、日々の業務の中で一番時間を取られているものから見直すと、変化を実感しやすくなります。

2-2 複数人が関わる業務かどうか
一人だけで完結している業務よりも、複数人でやり取りしている業務のほうが、変えたときの効果が大きく出やすい傾向があります。

2-3 毎日・毎週など頻度が高い業務かどうか
年に数回しか発生しない業務よりも、毎日・毎週繰り返される業務を見直すほうが、日々の負担の軽減につながりやすくなります。

3. 島根・鳥取の職場でよくある進め方の順番

島根・鳥取の中小企業様のご相談では、電話・紙のメモでの連絡をLINE WORKSに置き換えるところから始める会社様が多い印象です。連絡手段が整うと、次に紙の日報や点検表をkintoneで記録するアプリに置き換える、という順番で進めるケースをよく見かけます。

DX導入の進め方の順番の例

4. 最初の一歩を決めたら、期間を区切って試す

最初の一歩が決まったら、いきなり全社で本格運用するのではなく、まずは1つの部署や1つの業務に絞って、期間を区切って試してみることをおすすめします。うまくいけば範囲を広げ、うまくいかなければやり方を見直す。この繰り返しが、無理のないDXの進め方です。

5. まとめ

紙・電話が中心の職場がDXの第一歩を踏み出すときは、一番時間がかかっている業務、複数人が関わる業務、頻度が高い業務から見直すのがポイントです。島根・鳥取の職場では、まず連絡手段をLINE WORKSに整え、その後に記録業務をkintoneに置き換えるという順番がよく見られます。自社の場合はどこから始めるべきか、一度整理してみてはいかがでしょうか。

（参考：kintone公式ヘルプ「kintoneとは？」　https://jp.cybozu.help/k/ja/start/whatskintone.html）

よくある質問

Q. 島根・鳥取の職場で、最初にLINE WORKSから始める会社が多いのはなぜですか。
A. 電話や紙のメモでの連絡は、複数人が関わり、かつ毎日発生する業務のため、変えたときの効果を実感しやすいことが理由の一つです。普段のLINEに近い感覚で使える点も、導入のハードルを下げています。

Q. 一番時間がかかっている業務が複数ある場合、どう選べばいいですか。
A. 複数人が関わっているか、頻度が高いかという基準であわせて絞り込むと、優先順位をつけやすくなります。判断に迷う場合はご相談ください。

Q. 島根・鳥取エリアで、DXの進め方について相談できますか。
A. 島根DX・鳥取DXの支援実績をもとに、山陰エリアの中小企業様へ、何から始めるべきかの整理からご相談いただけます。初回のご説明は無料ですので、お気軽にご相談ください。

株式会社必ず楽しいでは、LINE WORKS認定代理店・LINE WORKSアンバサダーとして、島根・鳥取・山陰エリアの中小企業様のDX導入を支援しています。LITONEウェブアプリの取扱代理店でもあるため、LINE WORKS・kintone・LITONEをまたぐご相談も一括で承っています。

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