点検・巡回記録をLITONEでスマホ完結に｜不動産管理業DX

以前の記事では、建設業を例にLINE WORKSとkintoneをつなぐ「LITONEウェブアプリ」をご紹介しました。実は、この仕組みは不動産管理業の巡回点検業務とも非常に相性が良い内容です。今回は、不動産管理業に特化した活用イメージをご紹介します。島根DX・鳥取DXの取り組みとして、物件管理を担う企業様の参考になれば幸いです。

1. 不動産管理業の巡回点検でよくある悩み

不動産管理業では、屋上や外壁、駐車場、ゴミ置き場、電気設備や給排水設備など、共用部の定期的な巡回点検が欠かせません。現場では点検票に手書きでチェックを入れ、事務所に戻ってからExcelやシステムに入力し直す、という運用をされている会社様も多いのではないでしょうか。この転記作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや、前回の点検結果との比較のしづらさにもつながります。

2. LITONEウェブアプリでできること（おさらい）

LITONEウェブアプリは、LINE WORKSとkintoneをつなぐ連携アプリです。LINE WORKSのトーク画面からアプリを切り替えることなく、現場での入力・写真添付・手書きサインの取得・GPS位置情報の取得までを、その場で完結できます。入力した内容は自動でkintoneに反映されるため、事務所での転記作業が不要になります。LITONEやkintoneそのものについて詳しくは、以前の記事もあわせてご覧ください。

（参考：LITONEウェブアプリ for LINE WORKS公式サイト　https://gbalb.com/litone_webapp/）

3. 不動産管理業での具体的な活用イメージ

・共用部の巡回点検
屋上や外壁、駐車場、電気設備、給排水設備などの点検結果を、その場でスマホから入力。写真も一緒に添付できるため、破損や損傷を発見した際の記録も残しやすくなります。過去の点検結果がkintoneに蓄積されていくので、「前回と比べてどう変化したか」を確認しながら点検を進めることもできます。

・退去立会い
退去時のチェックリストへの記入と、入居者様からの手書きサインの取得を、その場で完結できます。紙のチェックリストを紛失したり、押印を忘れたりする心配もありません。

・入居者様からの修繕依頼の受付
電話やメモでの受付では、対応漏れや伝達ミスが起きやすいものです。トークやフォームで依頼内容を受け付け、対応状況をkintoneで管理すれば、「どの依頼にまだ対応できていないか」が一目で分かります。

・点検履歴の管理
物件ごとにファイルで保管していた点検記録も、kintoneに蓄積していけば、検索や集計がしやすくなります。いわば、物件ごとの「カルテ」のように、点検の履歴を一元管理できるイメージです。

4. 導入を始める際のポイント

いきなりすべての物件・すべての業務をデジタル化する必要はありません。以前の記事でご紹介した通り、まずは1つの物件、1つの業務（例えば巡回点検だけ）に絞って試してみるのがおすすめです。今使っている点検票の項目をそのままアプリの入力フォームに置き換えるところから始めれば、現場の負担も抑えながら導入を進められます。

5. まとめ

不動産管理業の巡回点検・退去立会い・修繕依頼対応は、いずれも「現場での記録」と「事務所での管理」の両方が必要な業務です。LITONEウェブアプリを使えば、LINE WORKSに慣れた現場のスタッフが、いつもの操作感のまま記録を残し、その情報がそのままkintoneに蓄積されていきます。島根・鳥取の不動産管理業の皆様も、まずは巡回点検など1つの業務から、検討してみてはいかがでしょうか。

よくある質問

Q. 物件数が多くても管理できますか。
A. kintoneに蓄積されたデータは、物件ごと・点検日ごとに検索・絞り込みができるため、物件数が多い会社様でも管理しやすい仕組みです。

Q. 退去立会いの手書きサインは、法的な効力がありますか。
A. LITONEウェブアプリで取得する手書きサインは電子署名としての記録になります。契約書等への利用可否については、自社の契約実務や顧問弁護士等にご確認いただくことをおすすめします。

Q. 島根・鳥取エリアの不動産管理業でLITONE・kintoneの相談はできますか。
A. 島根DX・鳥取DXの支援実績をもとに、山陰エリアの不動産管理業を含む中小企業様への導入サポートを行っています。初回のご説明は無料ですので、お気軽にご相談ください。

株式会社必ず楽しいでは、LINE WORKS認定代理店・LINE WORKSアンバサダーとして、島根・鳥取・山陰エリアの中小企業様のDX導入を支援しています。LITONEウェブアプリの取扱代理店でもあるため、LINE WORKS・kintone・LITONEをまたぐご相談も一括で承っています。

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