紙・ExcelからKintoneへ｜最初の一歩の踏み出し方｜島根DX

前回の記事では、kintoneでできることや料金プランについてご紹介しました。「便利そうなのは分かったけれど、実際に何から始めればいいのか分からない」という声もよくいただきます。今回は、紙やExcelでの運用からkintoneへ移行する際の、最初の一歩の踏み出し方をご紹介します。

1. いきなり全部を変えようとしない

kintoneの導入でつまずきやすいのは、最初から全業務を一気にデジタル化しようとしてしまうケースです。日報も、点検記録も、案件管理も、顧客管理も、すべて同時に変えようとすると、設計にも時間がかかり、現場の負担も一気に増えてしまいます。まずは一つの業務に絞って試すところから始めるのがおすすめです。

2. STEP1：今の紙・Excel運用を棚卸しする

最初に行うのは、今使っている紙の帳票やExcelのファイルを整理することです。「どんな項目を記入しているか」「誰が、いつ、どのくらいの頻度で使っているか」を書き出してみると、kintoneでアプリ化した時にどんな形にすればよいかが見えてきます。この棚卸しの段階では、kintoneの画面を触る必要はありません。まずは今の運用を紙の上で整理するだけで十分です。

3. STEP2：1つの業務だけに絞って試す

棚卸しした業務の中から、比較的シンプルで、かつ困りごとが大きいものを1つ選びます。日報や簡単な点検記録など、項目数が少なく、関わる人数も限られている業務から始めると、途中で行き詰まった時の立て直しもしやすくなります。

4. STEP3：今の帳票の項目をそのままアプリ化する

kintoneでアプリを作る際、最初から便利な機能をたくさん盛り込もうとする必要はありません。まずは今の紙・Excelの項目を、そのままの並びでアプリの入力フォームに置き換えるところから始めるとスムーズです。使いながら「ここに項目を追加したい」「この並びの方が入力しやすい」という声が出てきたら、その都度調整していけばよいのがkintoneの良いところです。

（参考：kintone公式ヘルプ「アプリを作ってみる」　https://get.kintone.help/k/ja/start/app_create.html）

5. STEP4：無料お試し期間で実際に運用してみる

kintoneには無料お試し期間が用意されている場合があります。実際の業務に近い形で、少人数のメンバーと一緒に試してみることで、「思ったより簡単だった」「この部分は現場に合わなかった」といった手応えを、契約前につかむことができます。

6. STEP5：現場の声を聞いて調整する

試してみると、実際に入力する現場の担当者から「この項目は分かりにくい」「もっと簡単に入力したい」といった声が出てきます。この段階で、実際に使う人の声をもとに項目や画面を調整していくことが、後々の定着につながります。フクテコ様の事例記事でもご紹介したように、紙とデジタルを併用しながら、一人ひとりのペースに歩み寄る姿勢が、無理のない定着の鍵になります。

7. STEP6：定着したら、次の業務へ広げる

最初の1つの業務が現場に定着してきたら、次の業務へと少しずつ広げていきます。フクテコ様がLINE WORKSを「リーダー層→希望者→全体」という順番で段階的に広げていったように、kintoneも一気に全社展開するのではなく、成功体験を積み重ねながら広げていく進め方が、結果的に近道になることが多いです。

8. まとめ

紙・Excelからkintoneへの移行は、最初から完璧な仕組みを目指す必要はありません。今の運用を棚卸しし、1つの業務に絞って小さく試し、現場の声を聞きながら少しずつ広げていく——この積み重ねが、無理なく定着させるための一番の近道です。島根・鳥取の中小企業の皆様も、まずは1つの業務から、気軽に試してみてはいかがでしょうか。

よくある質問

Q. どの業務から始めるのがおすすめですか。
A. 項目数が少なく、関わる人数が限られている業務から始めるのがおすすめです。日報や簡単な点検記録など、比較的シンプルな業務であれば、試行錯誤もしやすくなります。

Q. アプリの設計は自分たちだけでもできますか。
A. kintoneはノーコードで作成できるため、慣れれば自社で対応することも可能です。ただし、最初のアプリ設計や項目の整理でつまずきやすい会社様も多いので、必ず楽しいのような導入支援会社に相談しながら進める方法もあります。

Q. 島根・鳥取エリアでkintone導入の最初の一歩について相談できますか。
A. 島根DX・鳥取DXの支援実績をもとに、山陰エリアの中小企業様への導入支援を行っています。今の紙・Excel運用の棚卸しの段階からご相談いただけますので、お気軽にお問い合わせください。

株式会社必ず楽しいでは、LINE WORKS認定代理店・LINE WORKSアンバサダーとして、島根・鳥取・山陰エリアの中小企業様のDX導入を支援しています。LITONEウェブアプリの取扱代理店でもあるため、kintone・LINE WORKS・LITONEをまたぐご相談も一括で承っています。最初の棚卸しの段階から、お気軽にご相談ください。

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