kintoneを社内に定着させるコツ｜導入後につまずきやすいポイント｜島根・鳥取

前回、前々回の記事では、kintoneの基本と、実際に作れる業務アプリの例をご紹介しました。今回は、実際に使い始めた後に社内へ定着させるうえでつまずきやすいポイントと、その対策をご紹介します。

1. 作ってすぐは、うまくいかなくて当たり前

kintoneに限らず、新しい仕組みを社内に取り入れると、最初のうちは思ったように使われなかったり、入力が抜けてしまったりすることがあります。これは特別なことではなく、多くの会社様が通る道です。よくあるつまずきのポイントを先に知っておくことで、慌てずに対策を打てるようになります。

2. つまずきやすいポイントと対策

2-1 項目を詰め込みすぎる
最初から「あれも記録したい、これも管理したい」と項目を増やしすぎると、入力する現場の負担が大きくなり、面倒に感じられてしまいます。まずは最低限の項目だけで始めて、実際に使いながら必要な項目を少しずつ追加していく方が、無理なく続けられます。

2-2 作った人にしか使い方が分からない
アプリを作った担当者の頭の中にしかルールがない状態だと、その方が休んだり異動したりしたときに、運用が止まってしまうことがあります。入力のルールを簡単なメモや一覧にして共有しておくと、誰が見ても迷わず使える状態を保てます。

2-3 紙・Excelとの二重運用が長引く
「念のため紙にも書いておく」という運用が長く続いてしまうと、かえって手間が増えてしまいます。あらかじめ移行期間を決めておき、一定の期間を過ぎたら紙の記入を終了する、という区切りを作ることをおすすめします。

2-4 現場の意見を聞かずに設計してしまう
事務所側だけで項目を決めてしまうと、実際に入力する現場の担当者にとって使いづらい画面になってしまうことがあります。設計の段階で、実際に入力する方に画面を見てもらい、使用感を確認しながら調整すると、定着しやすくなります。

kintoneを定着させるコツ

3. それでも定着しないときは

いくつかの対策を試しても定着しない場合は、そもそもアプリの設計自体を見直すタイミングかもしれません。項目を減らす、入力の手順を短くするなど、現場の負担を軽くする方向で調整してみてください。自社だけで判断が難しい場合は、外部の導入支援会社に相談しながら見直すという方法もあります。

（参考：kintone公式ヘルプ「kintoneとは？」　https://jp.cybozu.help/k/ja/start/whatskintone.html）

4. まとめ

kintoneは作って終わりではなく、社内に定着させるまでが肝心です。項目を詰め込みすぎない、ルールを共有する、紙との二重運用に区切りをつける、現場の意見を聞きながら設計する。この4つを意識するだけでも、定着のしやすさは大きく変わってきます。島根・鳥取の中小企業の皆様も、すでにお使いのアプリがあれば、一度この4つの視点で振り返ってみてはいかがでしょうか。

よくある質問

Q. 一度作ったアプリの項目は、あとから変更できますか。
A. はい、kintoneのアプリは公開後も項目の追加や変更ができます。使いながら少しずつ調整していく前提で作り始めて問題ありません。

Q. 定着するまで、どのくらいの期間を見ておけばよいですか。
A. 業務の複雑さや社内の人数によって異なりますが、まずは1つの業務で1〜2か月ほど試してみて、使用感を確認しながら調整していく会社様が多い印象です。

Q. 社内に詳しい担当者がいなくても運用できますか。
A. kintone自体はノーコードで操作できるため、専門知識がなくても運用できます。最初のアプリ設計だけ一緒に整理したいという場合はご相談ください。

Q. 島根・鳥取エリアでkintoneの定着に関する相談はできますか。
A. 島根DX・鳥取DXの支援実績をもとに、山陰エリアの中小企業様へkintone・LINE WORKS活用のご相談を承っています。初回のご説明は無料ですので、お気軽にご相談ください。

株式会社必ず楽しいでは、LINE WORKS認定代理店・LINE WORKSアンバサダーとして、島根・鳥取・山陰エリアの中小企業様のDX導入を支援しています。LITONEウェブアプリの取扱代理店でもあるため、kintone・LINE WORKS・LITONEをまたぐご相談も一括で承っています。kintone自体の代理店ではありませんが、自社の運用に合うかどうかの見直しや、アプリ設計の相談は可能ですので、お気軽にご相談ください。

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