LINE WORKSのトークと掲示板、kintone。情報はどこに書く？｜島根・鳥取

LINE WORKSとkintoneの両方を導入された会社様から、「結局、何をどこに書けばいいのか分からなくなってきた」というご相談をいただくことがあります。今回は、LINE WORKSのトーク・掲示板、kintoneという3つの置き場所を、情報の性質に応じてどう使い分ければよいかを整理してご紹介します。

1. 情報の性質によって、書く場所を使い分けるのがポイント

トーク・掲示板・kintoneは、それぞれ得意な情報が違います。全てを1つの場所にまとめようとすると、かえって探しにくくなったり、必要な人に届かなかったりします。情報の性質に合わせて置き場所を使い分けることが、無理なく運用を続けるポイントです。

2. 3つの置き場所の役割

2-1 トーク：今すぐ伝えたい、やり取りが発生する連絡
今日の予定変更や、返事が必要な相談など、相手とのやり取りが発生する連絡に向いています。スピード感のあるコミュニケーションが得意です。

2-2 掲示板：全員に一律で伝えたい、流れてほしくないお知らせ
就業規則や災害時の対応ルールなど、全員が同じ内容を確認できる状態にしておきたい情報に向いています。トークのように流れていかないため、あとから見返すこともできます。

2-3 kintone：あとから検索・集計・蓄積したいデータ
日報、点検記録、顧客対応履歴など、あとから「いつ・誰が・何を」と検索したり、集計したりしたい情報に向いています。

3. 判断に迷ったときの3つの質問

どこに書けばいいか迷ったときは、次の3つを自分に問いかけてみてください。「相手とのやり取りが発生するか」「全員に一律で見てほしい内容か」「あとから検索・集計したいデータか」。この3つの答えによって、自然と置き場所が見えてきます。

情報の置き場所の使い分け早見表

4. 使い分けを社内に定着させるコツ

使い分けのルールを決めたら、口頭で伝えるだけでなく、簡単なメモや一覧にして共有しておくことをおすすめします。新しく入った方でも迷わず判断できる状態にしておくことで、ルールが社内に定着しやすくなります。最初から完璧なルールを目指さず、使いながら少しずつ調整していくくらいの気持ちで始めると無理がありません。

5. まとめ

LINE WORKSのトーク・掲示板、kintoneは、それぞれ得意な情報の性質が異なります。やり取りが発生する連絡はトーク、全員に一律で伝えたいお知らせは掲示板、あとから検索・集計したいデータはkintoneへ。この整理を社内で共有しておくだけで、情報が迷子になりにくくなります。島根・鳥取の中小企業の皆様も、一度社内のルールを整理してみてはいかがでしょうか。

よくある質問

Q. 掲示板に書いた内容を、あとからkintoneにも転記したほうがいいですか。
A. 必ずしも転記は必要ありません。全員に一律で確認してほしい内容は掲示板に残したままにし、検索・集計したいデータだけをkintoneに記録する、という住み分けで問題ありません。

Q. トークで相談したことを、あとから掲示板やkintoneに残すべきか迷います。
A. その場限りのやり取りであればトークのままで問題ありません。あとから見返したい、検索したいと感じる内容であれば、掲示板やkintoneへの記録を検討してください。

Q. 島根・鳥取エリアで、情報の使い分けについて相談できますか。
A. 島根DX・鳥取DXの支援実績をもとに、山陰エリアの中小企業様へ、LINE WORKS・kintoneの使い分けのご相談を承っています。初回のご説明は無料ですので、お気軽にご相談ください。

株式会社必ず楽しいでは、LINE WORKS認定代理店・LINE WORKSアンバサダーとして、島根・鳥取・山陰エリアの中小企業様のDX導入を支援しています。LITONEウェブアプリの取扱代理店でもあるため、LINE WORKS・kintone・LITONEをまたぐご相談も一括で承っています。

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