年末年始休業前にやっておきたいLINE WORKS設定｜島根DX

年末年始が近づくと、「休み中の問い合わせにどう対応するか」「年内に片付けるべき業務が残っていないか」と気になる経営者様・担当者様も多いのではないでしょうか。以前の記事でお盆休みや台風シーズン前の備えをご紹介しましたが、年末年始には少し違った準備が必要です。島根DX・鳥取DXの取り組みとして、休み前に準備しておくと安心な設定をご紹介します。

1. 年末年始の備えが、お盆や台風と少し違う理由

年末年始は、決算や棚卸しなどの繁忙期のすぐあとに、そのまま長期休業へ入るという特徴があります。お盆や台風への備えのように緊急連絡や管理者権限の分散ももちろん大切ですが、それに加えて「年内の業務をどう締めくくるか」「新年をどう始めるか」を意識した準備が必要になります。

2. 取引先・お客様への休業案内を掲示板で一斉共有する

休業期間や緊急時の連絡先を、LINE WORKSの「掲示板」機能で社内に共有しておくと、問い合わせがあった際に全員が同じ案内をお伝えできます。「必読」に設定しておけば掲示板の一番上に固定表示されるため、見落としの心配も減らせます。取引先向けの休業案内文をあらかじめ用意し、トークでそのまま送れるようにしておくと、年末の慌ただしい時期でも対応に迷いません。

3. 年内に片付ける業務を「ノート」で棚卸しする

年末は、普段の業務に加えて決算や棚卸しなどが重なりやすい時期です。関係するトークルームの「ノート」機能に、年内に片付けておきたい業務をリストにして残しておくと、担当者自身の「やり残し」の確認にも、休み明けに戻った際の再確認にも役立ちます。引き継ぎというよりも、自分自身への「忘れ物チェックリスト」として使うのがポイントです。

4. 緊急連絡用トークルームを年末年始向けに見直す

緊急連絡用のトークルームは、一度作成しておけばお盆や台風のときと継続して使えますが、年末年始は帰省などで普段と連絡の取りやすさが変わるメンバーもいます。休み前に「誰が、いつ、どこにいる予定か」をひと言共有しておくだけでも、いざというときの連絡がスムーズになります。

年末年始準備チェックリスト

5. 管理者権限を一人で抱え込まない

年末年始は、管理者自身が帰省や旅行で長期不在になりやすい時期でもあります。LINE WORKSの管理者権限は他のメンバーに付与・委任できるため、複数人で管理できる体制を整えておくと安心です。権限には「最高管理者」「副管理者」「運用担当者」の3種類があります。

6. 仕事始めの最初の投稿で、新年の方針を共有する

新年最初の出社日に、今年の方針や目標を掲示板で共有しておくと、休み明けの気持ちの切り替えにもつながります。口頭での朝礼だけでなく、掲示板に残しておけば、当日不在のメンバーもあとから確認できます。

7. まとめ

年末年始は、繁忙期のすぐあとに長期休業へ入るという点で、お盆や台風とは少し違う備えが必要です。取引先への休業案内、年内の業務の棚卸し、緊急連絡体制の見直し、管理者権限の分散、そして新年最初の方針共有。この6つを意識しておくことで、年末も年始も落ち着いてスタートできます。島根・鳥取の中小企業の皆様も、休み前の準備にぜひ役立ててください。

よくある質問

Q. お盆や台風のときに作った緊急連絡用トークルームを、そのまま年末年始にも使えますか。
A. はい、そのまま継続してお使いいただけます。年末年始は帰省などで連絡の取りやすさが変わるメンバーもいるため、誰がどこにいるかをひと言共有しておくと、より安心です。

Q. 掲示板の休業案内は、いつ頃投稿しておくのがよいですか。
A. 取引先への案内を兼ねる場合は、休業に入る1〜2週間前を目安に投稿しておくと、相手の予定調整にも配慮できます。

Q. 島根・鳥取エリアで、年末年始前の設定について相談できますか。
A. 島根DX・鳥取DXの支援実績をもとに、山陰エリアの中小企業様へのLINE WORKS活用サポートを行っています。初回のご説明は無料ですので、お気軽にご相談ください。

株式会社必ず楽しいでは、LINE WORKS認定代理店・LINE WORKSアンバサダーとして、島根・鳥取・山陰エリアの中小企業様のDX導入を支援しています。年末年始前の設定確認や、管理者権限の見直しについてもお気軽にご相談ください。

（参考：LINE WORKS公式サイト「大型連休前に！準備しておくと便利な設定＆管理者権限の付与・委任」　https://lp.line-works.com/administrator-authorities_calendar/）

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