2026.05.03
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島根・鳥取など山陰エリアの不動産管理会社では、物件資料・賃貸契約書・修繕見積書といった書類を日々やりとりしています。こうした書類の管理に、Googleドライブやメールへのファイル添付を使っている会社は少なくありません。
手軽に使えるのは確かですが、「退職したスタッフのアカウントがまだファイルを見られる状態になっているかもしれない」「どのファイルが最新版かわからなくなる」「会社としてファイルをきちんと管理できているのか不安」といった声も出てきます。
LINE WORKSのオプション機能「Drive+」を活用すると、こうした課題を解決しながら、普段使い慣れたLINE WORKSの画面の中だけでファイルの管理・編集・共有を完結させることができます。
Googleドライブを個人のGoogleアカウントで使っている場合、物件資料や契約書類が会社ではなく個人のアカウントの中に保管される状態になります。担当者が退職・異動しても、そのアカウントが共有メンバーに残ったままになることがあり、会社として管理しきれない状況が生まれます。
賃貸契約書や管理委託契約書は修正が複数回入ることがあります。担当者どうしがメールやチャットでファイルを送り合ううちに「0501見積書_最終版_修正2」のようなファイルが増え、どれを使えばよいか確認が必要な場面が増えていきます。
内見の立ち会いや物件点検の現場で、間取り図や設備仕様書が必要になることがあります。事務所のパソコンでしか確認できない状態では、その場でお客様や業者に対応できず、折り返しの連絡が必要になります。
連絡はLINE WORKSで行い、ファイルはGoogleドライブやメールで管理、という状態では、書類のやりとりと担当者間の連絡が別々の場所に散らばります。どちらを確認すれば最新の状況がわかるのか、手間がかかります。
Drive+では、物件ごとにフォルダを作成し、間取り図・設備仕様書・賃貸契約書・修繕履歴などをまとめて保存できます。保存先はLINE WORKSの組織アカウントの管理下であるため、ファイルが個人のアカウントに紐づく状態を防げます。
担当者が退職・異動した際は、LINE WORKSのアカウントを無効化するだけでDrive内のすべてのファイルへのアクセスも同時に止まります。Googleドライブのように個別ファイルの共有設定を一つひとつ外す作業は不要です。
内見の立ち会い中や物件点検の現場で、スマートフォンからDriveを開いて間取り図や仕様書をすぐに確認できます。Drive+では保存したファイルをその場で直接開いて編集することもできるため、現場で変更点が出てもその場で対応が完結します。
一つのファイルを複数の担当者が同時に開いて編集できます。修正のたびにファイルを送り直す必要がなく、Drive上に常に最新版が一つだけある状態が保たれます。「どのファイルが最終版か」という確認作業がなくなります。
LINE WORKSのアカウントを持っていない取引先やオーナーにファイルを共有する場合も、特定のファイルだけを対象にした共有リンクを発行できます。Drive全体を相手に開放することなく、必要な書類だけを安全に渡せます。管理者は共有設定を確認・統制できるため、担当者の設定ミスによる意図しない公開を防げます。
「この物件の修繕費用の件ですが」とトークでやりとりしながら、その場でDriveのファイルを開いて確認・修正するという流れが、LINE WORKSの画面内だけで完結します。連絡と書類が別々のツールに散らばる状態から、一本化された状態に移行できます。
Googleドライブやメールでのファイル管理は手軽に始められる反面、担当者の退職・異動への対応や共有範囲の統制といった点で、会社としての管理が難しくなりやすい面があります。
LINE WORKSのDrive+は、普段すでに使っているLINE WORKSの環境の中で、ファイルの保管・編集・共有をすべて会社の管理下に置ける仕組みです。新しいツールを覚え直す必要がなく、管理者がアクセス権限を一元的に把握できる状態をつくれます。
「自社の場合どう切り替えればよいか確認したい」という方は、お気軽にご相談ください。
お問い合わせはこちら：https://kana-tano.com/contact/
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