島根・鳥取の介護施設がLINE WORKSで外部連携を効率化｜CXトークで訪問介護・医療機関との連絡をまとめて管理
「書類を郵送したら届くまでに1週間かかった」「FAXを送ったあと、届いたかどうか確認の電話を入れなければならない」「担当者に電話しても現場に出ていてつながらない」——島根・鳥取エリアの介護施設では、外部の訪問介護事業所や医療機関との連絡に、いまだに多くの手間と時間がかかっています。
介護の現場では、施設内のスタッフだけでなく、訪問介護事業所・福祉用具業者・医療機関・ケアマネジャーなど多くの外部の関係者と日常的に連絡を取り合う必要があります。この外部との連絡のやりとりが非効率なままであることが、スタッフの業務負担を大きく増やしています。
この記事では、島根・鳥取エリアの介護・福祉施設がLINE WORKSの追加機能「CXトーク」を活用して、外部事業者・医療機関との連絡を効率化する方法をご紹介します。
LINE WORKSを導入している島根・鳥取の介護・福祉施設からよく聞かれる課題が、次の3つです。
書類の送受信にFAXを使い、その後「届きましたか」と確認の電話を入れる——こうした二度手間が日常的に発生しています。個人情報が含まれる書類の送受信では、誤送信のリスクも常につきまといます。島根・鳥取エリアでは、いまだにFAXが外部連絡の主流という施設も多く、業務を見直す余地が大きく残っています。
訪問介護事業所の担当者、福祉用具業者の担当者、かかりつけ医——こうした外部の連絡先をスタッフが個人で管理していると、その担当者が不在になったとき、他のスタッフが連絡先さえわからない状況が生まれます。
外部とのやりとりが担当者個人のスマートフォンやメールに留まってしまうと、施設として情報を把握できません。「いつ・誰が・何を連絡したか」が施設の記録として残らず、後から確認が必要になったときに困るケースが多く発生します。
CXトークは、LINE WORKSの追加機能です。LINE WORKS・LINE・メールなど複数の連絡手段から届く問い合わせを一つの画面にまとめて、複数のスタッフで対応・管理できる仕組みを提供します。
外部の訪問介護事業所や医療機関からの連絡も、CXトークにまとめることで施設全体で把握・管理できるようになります。島根・鳥取エリアで業務改善を進めたい施設様にとって、すでに使っているLINE WORKSに追加するだけで始められる点が大きなメリットです。
訪問介護事業所・福祉用具業者・医療機関などからの連絡を、LINE・メール・LINE WORKSを問わずCXトークで受け付けます。外部の担当者は今まで通りの方法で連絡するだけでよく、施設側の管理方法だけが変わります。
届いた連絡に対し、対応するスタッフをCXトーク上で割り当てます。「この訪問介護事業所への返答は〇〇さんが担当」と明確に決めることで、誰が対応するかがはっきりし、対応漏れを防げます。
外部とのやりとりがCXトーク上に積み重なるため、「いつ・誰が・何を連絡したか」が施設の記録として残ります。担当者が変わっても引き継ぎがスムーズになり、個人の端末に情報が取り残されるリスクがなくなります。
外部連絡の対応状況が「未対応」「対応中」「対応完了」の状況別にまとめて管理されます。施設の管理者も含め、スタッフ全員が外部とのやりとりの進み具合を把握できるため、業務の流れが見えやすくなります。
FAX・電話中心の外部連絡と、CXトークを活用した場合を比較します。
比較項目 / FAX・電話中心の連絡 / CXトーク活用時
連絡のスピード / 郵送・FAXで数日かかる場合も / 文字でのやりとりで即座に対応可能
誤送信のリスク / FAXの誤送信リスクあり / 送信先を確認してから送れるため安心
連絡後の確認 / 「届きましたか」の電話が必要 / 相手が読んだか確認できるため不要
記録の管理 / 個人の端末・紙に分散 / CXトーク上に施設の記録としてまとめて保存
担当者不在時 / 連絡先や内容がわからなくなる / スタッフ全員で情報を共有・引き継ぎ可能
CXトークはLINE WORKSの有料の追加機能です。窓口に参加する対応者の人数に応じてプランを選択します。
プラン名 / 対応者5席 / 対応者30席 / 対応者100席
年間契約（月額） / 3,000円 / 15,000円 / 40,000円
月間契約（月額） / 3,600円 / 18,000円 / 48,000円
顧客情報の保存件数 / 10,000件 / 30,000件 / 50,000件
※CXトークはLINE WORKSの有料プランとの併用が必要です。
島根・鳥取エリアの介護・福祉施設が抱えがちな「FAX・電話中心の非効率な連絡」「担当者への情報の集中」「やりとりの記録が個人端末に留まる」という3つの課題は、CXトークを導入することでまとめて解消できます。
すでにLINE WORKSをお使いの施設様であれば、新しいツールを覚え直す必要なくすぐに始めていただけます。業務改善の第一歩として、ぜひCXトークの活用をご検討ください。
島根・鳥取エリアでのLINE WORKS活用・CXトーク導入のご相談は、株式会社必ず楽しいへお気軽にどうぞ。
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